Achtung Konfliktfalle: Vermeide diese 3 Fehler in Teamdiskussionen

Konflikte in Teamdiskussionen (aka Meetings) sind oft unvermeidlich, denn eine schlecht geführte Diskussion kann schnell in Frustration und Produktivitätsverlust münden. Meetings ohne klare Struktur oder Regeln bieten deshalb den perfekten Nährboden für Missverständnisse und Machtkämpfe. 

Erfahre in diesem Beitrag, wie du sicherstellst, dass die nächste Teamdiskussion nicht in einem handfesten (und unnötigen) Konflikt mündet.

Wenn nicht klar ist, wer zu einer Teamdiskussion was beitragen soll und Diskussionen als unnötig empfunden werden, entsteht Demotivation und Verärgerung - beide sind nicht gerade als Produktivitäts- und Konstruktivitätsbooster bekannt. Dabei sind die häufigsten Stolperfallen nicht zuhören und vorschnelles Urteilen, Konfliktvermeidung und Mangel an Struktur in Meetings.

1. Nicht Zuhören und vorschnelle Urteile

Wenn wir nur alle mehr zuhören würden. Also zuhören, um zu verstehen - und nicht im Geiste bereits eine geeignete Replik konstruieren würden, die uns möglichst gut dastehen lässt oder unseren Standpunkt zementiert. Oft entstehen Konflikte, weil Teammitglieder nicht zuhören oder vorschnell urteilen. Dabei geht viel verloren - bist du sicher, dass du wirklich verstanden hast, worum es deinem Gegenüber geht?

Beobachte auch, ob du nicht begonnene Gedanken im Geiste ergänzt, noch bevor jemand fertig gesprochen hat und innerlich mit den Augen rollst - ein sicheres Zeichen dafür, dass du nicht wirklich zuhörst (ok, bei manchen Menschen weiß man es wirklich, das sind aber nur sehr wenige, wenn wir ganz ehrlich sind).

Aber was hilft? Probier das:

• Minimiere Unterbrechungen in Meetings und frag' nach, sodass die Person, die eine Ansicht äußert, sie wirklich ausreichend darstellen kann.
• Kindliche Neugierde: Nimm dir vor, jemandem einmal zuzuhören, als hättest du keine Ahnung von dem, was er oder sie sagt. Stell' Fragen. Lass es wirken. Und schau, was du alles dabei entdeckst, was du vorher überhaupt nicht vermutet hättest.

Auf diese Weise wirst du in der Lage sein, einige Missverständnisse bereits im Vorfeld zu verhindern und schaffst die Grundlage für gegenseitiges Verständnis - was wiederum super deeskalierend wirkt. Und du wirst sehen, dann flutscht das gleich alles viel besser.

2. Konflikte vermeiden statt ansprechen

Ein weiterer häufiger Fehler ist das Vermeiden von Konflikten. Viele von uns denken, der geeignete Umgang mit Konflikten sei, sie gar nicht erst aufkommen zu lassen. Das Problem daran ist aber, dass sie dann unter der Oberfläche weiterbrodeln. Obwohl es manchmal einfacher wäre, Konflikte zu ignorieren, führt das auf die lange Sicht meistens zu noch größeren Problemen. Es ist ein bisschen wie bei Projekten - was du am Anfang nicht in die Planung investierst, musst du hinten nach zehnfach in das Ausmerzen von Fehlern einbringen.

Es ist also - auch wenn es unbequem ist - wichtig, Konflikte frühzeitig anzusprechen und zu lösen, weil sie dir sonst jede Menge Kopfschmerzen machen können.

Versuch es einmal mit diesen zwei Dingen:

• Aktives Zuhören und Spiegeln: Bevor du deine eigene Perspektive einbringst, höre aufmerksam zu, was die andere Person zu sagen hat. Versuche dann, ihre Punkte in deinen eigenen Worten zu wiederholen, um zu zeigen, dass du ihre Sichtweise verstanden hast. Dieser Prozess, oft als "Spiegeln" bezeichnet, kann helfen, Missverständnisse zu klären und zeigt der anderen Partei, dass ihre Meinung wertgeschätzt wird. Dies baut Vertrauen auf und senkt die Abwehrhaltung, was eine offene Diskussion über den Konflikt erleichtert.
• Ich-Botschaften verwenden: Statt "Du"-Botschaften, die oft als Anschuldigungen wahrgenommen werden können und die Abwehrhaltung der anderen Person erfahrungsgemäß verstärken, verwende "Ich"-Botschaften. Diese Form der Kommunikation konzentriert sich darauf, wie du dich fühlst und was du wahrnimmst, ohne die andere Person direkt zu beschuldigen. Zum Beispiel statt zu sagen: "Du hörst mir nie zu", könntest du sagen: "Ich fühle mich manchmal übergangen, wenn meine Vorschläge nicht berücksichtigt werden." So minimierst du die Gefahr defensiver Reaktionen und förderst den Austausch über zugrunde liegende Probleme.

3. Mangel an Struktur in Meetings

Meetings ohne klare Struktur oder Regeln enden üblicherweise im Chaos. Deshalb sind sie auch für Konflikte eine optimale Brutstätte. Wenn nicht klar ist, wer welchen Beitrag leisten soll und die Teilnehmer bereits durch - aus ihrer Sicht unnötige - Diskussionen entnervt sind, wird es schwer, wieder in einen konstruktiven Modus zurückzufinden. Oft werden Themen unstrukturiert diskutiert und die Stärksten reden am meisten.

Hier können zwei Techniken helfen:

• Agenda und Moderation festlegen: Bevor das Meeting beginnt, sollte eine klare Agenda erstellt und an alle Teilnehmer verteilt werden. Diese Agenda sollte die zu diskutierenden Themen, die dafür vorgesehenen Zeiten sowie die Ziele jedes Agenda-Punktes enthalten. Außerdem ist es ratsam, eine Person als Moderator festzulegen, die das Meeting leitet. Der Moderator sorgt dafür, dass die Diskussionen strukturiert ablaufen, alle zu Wort kommen und die Zeitvorgaben eingehalten werden. Dadurch wird verhindert, dass das Meeting vom Kurs abkommt und unnötige Diskussionen entstehen.
• Rederecht verteilen (speaking stick oder Redezeitbegrenzung): Um zu gewährleisten, dass auch zurückhaltendere Teammitglieder zu Wort kommen und die dominanteren nicht das Gespräch übernehmen, kann die Methode des "speaking stick" oder eine festgelegte Redezeitbegrenzung eingeführt werden. Beim "speaking stick"-Ansatz darf nur die Person sprechen, die einen symbolischen Gegenstand (den "speaking stick") hält. Dies fördert das Zuhören und verhindert Unterbrechungen. Eine alternative Methode ist die Festlegung einer maximalen Redezeit pro Person, um sicherzustellen, dass jeder die Möglichkeit hat, seine Meinung gleichberechtigt einzubringen.

Eine weitere nützliche Methode bei besonders kontroversen Themen ist das Fischgrät-Diagramm (auch bekannt als Ursache-Wirkungs-Diagramm oder Ishikawa-Diagramm). Diese Methode hilft, die verschiedenen Ursachen eines Problems oder Konflikts systematisch zu identifizieren und zu visualisieren und einen möglichst vollständigen Blick darauf zu bekommen. So wird sie typischerweise angewendet:

• Problemdefinition: Zunächst wird das Hauptproblem oder die zu erreichende Größe (zb. Produktivitätssteigerung) klar definiert und an das Kopfende des Diagramms geschrieben, das die Form eines Fischskeletts hat.
• Hauptkategorien identifizieren: Verschiedene Kategorien von Ursachen werden als „Hauptgräten“ an die Wirbelsäule des Fisches angelegt. Diese können Bereiche wie Prozesse, Menschen, Technologie usw. umfassen.
• Spezifische Ursachen hinzufügen: Für jede Hauptkategorie werden spezifische Ursachen oder Faktoren, die zum Hauptproblem beitragen, als kleinere „Gräten“ hinzugefügt.
• Analyse und Lösung: Nach der Identifizierung der möglichen Ursachen entwickelt das Team Strategien, um die Kernursachen zu adressieren, um so eine umfassende Lösung für das Ursprungsproblem zu skizzieren.

Die Fishbone Analysis ist besonders wertvoll, wenn ein Problem komplex ist und mehrere unterliegende Ursachen hat. Sie fördert ein tiefes Verständnis des Problems und unterstützt das Team dabei, umfassende Lösungen zu entwickeln, anstatt nur Symptome zu behandeln.

Fazit

Die Anwendung strukturierter Methoden wie das Setzen einer klaren Agenda und das gerechte Verteilen des Rederechts kann erheblich dazu beitragen, Konflikte in Teamdiskussionen zu vermeiden und/oder effektiv zu managen. Mehr zu diesem Thema gibt es übrigens hier.

Indem jeder Teilnehmer die Chance erhält, gehört zu werden, und die Diskussionen zielgerichtet geführt werden, schaffst du es, dass auch hitzige Debatten plötzlich konstruktiv und ergebnisorientiert sind. Solche Ansätze fördern nicht nur das gegenseitige Verständnis und die Zufriedenheit im Team, sie tragen auch dazu bei, potenzielle Konflikte positiv zu nützen.