Vorausschauendes HR-Management: die 8 wertvollsten Techniken zur Früherkennung und Entschärfung von Konflikten - Wirtschaftsmediation Melanie Berger

Als HR-Verantwortlicher hast du die größten Hebel zur Konfliktprävention im Unternehmen in der Hand, und zwar die strategischen. Wenn du nicht am Budget scheiterst (oder nur teilweise...), dann gibt es ganz viele Instrumente, die die Konfliktprävention gut unterstützen. Hier habe ich deshalb die 8 besten Techniken zur Früherkennung und Entschärfung von Konflikten für dich zusammengestellt.

1. Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen

Mitarbeiterbefragungen sind ein effektives Mittel, um Stimmungsbilder und potenzielle Konfliktquellen zu identifizieren. Wenn sie dann auch noch auf Abteilungsebene mit der jeweiligen Führungskraft besprochen werden und sie dann auch das Gespräch mit den Mitarbeitern sucht - perfekt.

Die Befragung alleine wird es also nicht bringen, sondern es hängt davon ab, wie ihr mit den Ergebnissen umgeht und welche Schritte danach folgen.

Klar, es gibt auch Feedbacks aus solchen Befragungen, die reine Stänkerei sind - die meisten aber sind hilfreich. Denn Mitarbeiterbefragungen sind meist anonym und nur bis auf ein Team zurückverfolgbar, nicht auf die einzelne Person.

Außerdem kannst du nach so einer Befragung dein knappes Budget viel gezielter einsetzen, anstatt einem Bauchgefühl (oder dem, der am lautesten schreit) zu folgen. 

Wie du es umsetzt:

  • Führe halbjährliche oder jährliche Befragungen durch. Inzwischen gibt es eine Menge Anbieter und Tools, die solche Befragungen zu einem Kinderspiel machen.
  • Stelle Fragen zu Arbeitszufriedenheit, Teamdynamik und Führungskompetenz.
  • Analysiere die Ergebnisse und leite gezielte Verbesserungsmaßnahmen ab.

2. Open-Door Policy

Eine Open-Door Policy signalisiert den Mitarbeitern, dass ihre Anliegen und Probleme jederzeit Gehör finden. Nicht, dass das alle nützen (und die Sorge, es stünde dann ständig jemand im Büro, ist bei den meisten auch unbegründet), aber das Signal alleine verändert schon etwas.

Wie du es umsetzt:

  • Ermutige Führungskräfte, ihre Bürotüren wann immer möglich offen zu halten.
  • Schaffe eventuell auch regelmäßige Sprechstunden, in denen Mitarbeiter ihre Anliegen vorbringen können - so verhinderst du dauernde Unterbrechungen.
  • Achte darauf, dass Mitarbeiter wissen, dass ihre Sorgen ernst genommen werden - ergreife also Maßnahmen auf das Gespräch hin, wo es dir möglich ist oder erkläre nachvollziehbar, weshalb du in diesem Fall nichts tun kannst. Sonst ist es schnell dahin mit dem offen-die-Dinge-ansprechen.

3. Frühwarnsysteme etablieren - Beispiel Check-in

Frühwarnsysteme, wie regelmäßige Check-ins helfen, Konflikte frühzeitig zu erkennen. Check-ins können am Anfang eines Meetings durchgeführt werden und es sind meistens Fragen, durch die wir die Teilnehmenden besser kennenlernen und ihren momentanen Zustand (und eventuell drohende Konflikte) erfahren.

Beispiele für Check-in Fragen:

  • welches Buch liest du aktuell?
  • welches Wort sollte idealerweise nicht fehlen, wenn Kollegen in Zukunft über dich sprechen?
  • Auf welche Weise können deine Freunde dir eine Freude bereiten?

Sollten dir partout keine Check-in Fragen in den Sinn kommen, dafür gibt es sogar einen Check-in Generator (der praktischerweise auch Check-out Fragen auswirft).

Wie du es umsetzt:

  • Implementiere wöchentliche Check-ins und Team-Meetings.
  • Achte auf Anzeichen von Unzufriedenheit oder Spannungen im Team.
  • Nutze die Erkenntnisse, um Maßnahmen zu ergreifen.

4. Konfliktmanagement-Trainings

Schule Führungskräfte und Mitarbeiter im Umgang mit Konflikten. Konfliktmanagement-Trainings vermitteln wichtige Fähigkeiten zur Deeskalation und konstruktiven Konfliktlösung.

Gute Konfliktmanagementtrainings stärken auch die Selbstregulation und die Selbstreflektion der Teilnehmenden - ich persönlich lege in meinen Trainings darauf viel Wert, weil ich denke, dass das wesentliche Fähigkeiten sind.

Wie du es umsetzt:

  • Organisiere regelmäßige Schulungen und Workshops zum Thema Konfliktmanagement.
  • Lade Experten ein, um praxisnahe Techniken und Strategien zu vermitteln.
  • Fördere die Anwendung der erlernten Techniken im Arbeitsalltag.
Früherkennung und Entschärfung von Konflikten

5. Mediation einsetzen

Mediation ist eine effektive Methode, um festgefahrene Konflikte zu lösen. Ein neutraler Mediator hilft den Parteien, gemeinsam eine Lösung zu finden und die Beziehung zu verbessern.

Wie du es umsetzt:

  • Identifiziere interne oder externe Mediatoren.
  • Erkläre den Mediationsprozess und dessen Vorteile den Mitarbeitern. Sollten sie Vorurteile haben - hier findest du einen Beitrag, wo ich darauf eingehe und dir Argumente und Erklärungen liefere
  • Setze Mediation ein, wenn interne Konfliktlösungsversuche scheitern. Weiter herummurksen bringt meistens nichts.

6. Klare Kommunikationsrichtlinien

Klare Kommunikationsrichtlinien helfen, Missverständnisse zu vermeiden und eine offene Kommunikation zu fördern. Diese Richtlinien sollten von allen Mitarbeitern verstanden und befolgt werden.

Wie du es umsetzt:

  • Entwickle und implementiere Kommunikationsrichtlinien für das gesamte Unternehmen (also wer sagt wem was wann wie über welchen Kanal?).
  • Schulungen und Workshops zur Anwendung der Richtlinien anbieten.
  • Die Kommunikationsrichtlinien und ihre Anwendung regelmäßig überprüfen und bei Bedarf anpassen.

7. Investiere in Teamentwicklungsmaßnahmen

Ich weiß, ich weiß - das Budget. Mich erstaunt nur immer wieder, dass für solche Maßnahmen kein Budget frei gemacht wird, es aber für die Nachbesetzung von davonlaufenden Mitarbeitern immer irgendwo einen unerschöpflichen Topf gibt. Ein Mysterium, fürwahr! 🙂

Regelmäßige Teamentwicklungsmaßnahmen stärken den Zusammenhalt und das Vertrauen im Team. Gemeinsam Dinge zu lernen und weiterzuentwickeln, schweißt zusammen. Und ein starkes Team ist besser in der Lage, Konflikte frühzeitig zu erkennen und gemeinsam Lösungen zu finden.

Wie du es umsetzt:

  • Plane regelmäßige Teambuilding-Events und Workshops.
  • Fördere den Austausch und die Zusammenarbeit innerhalb des Teams.
  • Nutze die Gelegenheit, um Teamdynamiken zu beobachten und zu verbessern.

8. Etabliere anonyme Beschwerdekanäle

Es ist zwar so eine Sache mit den anonymen Beschwerdekanälen, aber sie nicht zu haben, ist auch keine Option - seit dem Inkrafttreten Whistleblowing-Richtlinie sind größere Unternehmen sogar dazu verpflichtet.

Ich beobachte allerdings, dass gerade Konflikte in Teams dort nicht gemeldet werden. Und die Antwort auf das "warum" ist einfach: fehlendes Vertrauen und die Angst, dass es dann "eine große Sache" wird, die negative Konsequenzen haben könnte.

Die Betroffenen wissen nicht, wo ihre Information landet (auch wenn alles sehr transparent gestaltet ist) und sie kennen die Personen nicht, mit denen sie dort in Kontakt treten.

Deshalb ist manchmal zusätzlich eine (auch extern beauftragte) Vertrauensperson als erster Ansprechpartner sinnvoll. Häufig sitzen auch in der HR Abteilung Mitarbeitende, die öfter mal um Rat gefragt werden oder denen man von Konflikten berichtet.

Wie du es (trotzdem) umsetzt:

  • Implementiere anonyme Feedback- und Beschwerdekanäle, wie digitale Plattformen oder physische Boxen.
  • Stelle sicher, dass die Anonymität der Mitarbeiter gewahrt bleibt und kommuniziere klar, wie mit der Information umgegangen wird, was offengelegt werden muss und was nicht (zb. bei strafrechtlich relevanten Sachverhalten).
  • Analysiere die eingehenden Beschwerden und ergreife geeignete Maßnahmen zur Konfliktlösung.

Fazit

Ein vorausschauendes HR-Management kann einen entscheidenden Beitrag zur Früherkennung und Entschärfung von Konflikten leisten. Durch regelmäßige Mitarbeiterbefragungen, offene Tür-Politik, Frühwarnsysteme, Konfliktmanagement-Trainings, Mediation, klare Kommunikationsrichtlinien, Teamentwicklungsmaßnahmen und anonyme Beschwerdekanäle können potenzielle Konflikte frühzeitig erkannt und effektiv gelöst werden. Welche dieser Techniken wirst du als erstes in deinem Unternehmen umsetzen? Teile deine Erfahrungen in den Kommentaren!

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mit Melanie Berger

Besser gelöste Konflikte bedeuten mehr Erfolg.

In zwei Tagen zu erfolgreicheren Projekten und zufriedeneren Mitarbeitern.

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