Schwierige Mitarbeiter führen: Der komplette Leitfaden für Führungskräfte

Schwierige Mitarbeiter führen – jede Führungskraft kennt das Problem: Ein Mitarbeiter, der ständig querschießt, Grenzen testet oder das halbe Team runterzieht. Schwierige Mitarbeiter zu führen gehört zu den anspruchsvollsten Aufgaben im Management – und gleichzeitig zu den am wenigsten trainierten (und sie haben ganz viel mit Konfliktkompetenz zu tun).

In diesem Leitfaden erfährst du, warum manche Mitarbeiter „schwierig" werden, welche Typen es gibt, wie du mit konkreten Strategien wieder die Kontrolle gewinnst – und warum dein eigener Führungsstil dabei eine größere Rolle spielt, als du denkst.

Was bedeutet „schwieriger Mitarbeiter" wirklich?

Bevor wir über Strategien sprechen, brauchen wir Klarheit: „Schwierig" ist kein objektives Merkmal. Ein Mitarbeiter ist nicht schwierig – er verhält sich in einer bestimmten Situation auf eine Weise, die für dich als Führungskraft herausfordernd ist. Das klingt nach Wortklauberei, macht aber einen riesigen Unterschied: Wenn du das Verhalten vom Menschen trennst, öffnest du dir den Weg zu Lösungen.

Typische Verhaltensweisen, die Führungskräfte als „schwierig" empfinden: ständiges Nörgeln und Negativität, offene oder verdeckte Verweigerung von Aufgaben, Grenzüberschreitungen gegenüber Kollegen oder Vorgesetzten, das Untergraben deiner Autorität vor dem Team, Klatsch und politisches Agieren hinter den Kulissen, sowie mangelnde Eigenverantwortung und Schuldzuweisungen.

7 Konflikttypen – und warum beide Seiten Teil des Problems sind

Schwierige Mitarbeiter zu führen ist eine Herausforderung. In meiner Arbeit als Wirtschaftsmediatorin erlebe ich eines immer wieder: Wenn Führungskräfte über „schwierige Mitarbeiter" sprechen, erzählen sie nur eine Seite der Geschichte. Aber jeder Konflikt hat zwei Seiten. Dein Führungsstil prägt, wie dein Mitarbeiter reagiert – und umgekehrt. Deshalb schauen wir uns beide Seiten anhand von 7 Konflikttypen an (die Typen entstammen meinem Buch "Bulldozer und Erklärbär - 7 Konflikttypen und wie du sie überlebst, erhältlich auf Amazon).

Die Konflikttypen sind eine Unterstützung, schnell wirksame Maßnahmen zu erkennen und umzusetzen. Ich bin mir sicher, du kennst sie alle in irgendeiner Form.

1. Der Bulldozer

Als Führungskraft: Deine Stärke ist Klarheit und Tempo. Du triffst Entscheidungen schnell und scheust keine Konfrontation. Die Falle: Du überrollst Zwischentöne und erzeugst stillen Widerstand, ohne es zu merken.

Als Mitarbeiter: Er dominiert Meetings, fährt über Kollegen drüber und ignoriert andere Meinungen. Hinter dem Verhalten steckt oft Unsicherheit oder das Bedürfnis, die Kontrolle nicht zu verlieren.

2. Die Hakenschlägerin

Als Führungskraft: Deine Stärke ist Diplomatie – du findest immer einen eleganten Umweg. Die Falle: Kritische Themen bleiben liegen, bis sie dich einholen.

Als Mitarbeiter: Sie weicht direkten Gesprächen aus, sagt „Ja" und tut etwas anderes, lässt sich nicht festnageln. Oft steckt dahinter die Erfahrung, dass Ehrlichkeit bestraft wird.

3. Der Strippenzieher

Als Führungskraft: Du denkst strategisch und verstehst Dynamiken. Die Falle: Du führst Gespräche „über Bande" statt direkt – und zerstörst Vertrauen.

Als Mitarbeiter: Er agiert im Hintergrund, bildet Allianzen, spielt Informationen gezielt aus. Dieser Typ ist schwer zu fassen, weil er selten offen in Erscheinung tritt.

4. Der Wattebäuschchenwerfer

Als Führungskraft: Empathie ist deine Superkraft – du fühlst dich in andere hinein. Die Falle: Aus Nettigkeit setzt du keine Grenzen, und schwierige Mitarbeiter nutzen das aus.

Als Mitarbeiter: Er vermeidet jede Konfrontation, stimmt allem zu und zieht sich bei Problemen zurück. Das sieht nach Anpassung aus, ist aber oft innerliche Kündigung.

5. Die Denkmalpflegerin

Als Führungskraft: Du stehst für Struktur und Prinzipien – Regeln gelten für alle. Die Falle: Du hältst so starr an Vorgaben fest, dass du den menschlichen Anschluss verlierst.

Als Mitarbeiter: Sie besteht auf „Das haben wir immer so gemacht", blockiert Veränderungen und beruft sich auf Prozesse, statt Lösungen zu suchen. Dahinter steckt oft Angst vor Kontrollverlust.

6. Die Sprengmeisterin

Als Führungskraft: Du brennst für dein Team und deine Ziele. Die Falle: Bei Druck entlädt sich dein Frust impulsiv – und das kostet Souveränität.

Als Mitarbeiter: Sie reagiert emotional und unverhältnismäßig, sorgt für Dramen und bringt Unruhe ins Team. Meistens liegen ungelöste persönliche oder berufliche Konflikte zugrunde.

7. Der Erklärbär

Als Führungskraft: Logik und Fachwissen sind dein Werkzeug – du kannst alles sachlich begründen. Die Falle: Du argumentierst Emotionen weg, und dein Gegenüber schaltet ab.

Als Mitarbeiter: Er hinterfragt jede Entscheidung, will alles verstehen und diskutiert endlos. Das wirkt wie Widerstand, ist aber oft der Versuch, Sinn in der Arbeit zu finden.

In meinem Buch Bulldozer und Erklärbär beschreibe ich die 7 Konflikttypen ausführlich und zeige, wie du als Führungskraft mit jedem einzelnen umgehst.

Der Schlüssel, um schwierige Mitarbeiter zu führen: Erkenne das Zusammenspiel

Die spannende Frage ist nicht „Welcher Typ ist mein Mitarbeiter?" – sondern: Welche Dynamik entsteht zwischen deinem Führungsstil und dem Verhalten deines Mitarbeiters? Ein Bulldozer-Chef trifft auf einen Wattebäuschchenwerfer-Mitarbeiter – das Ergebnis ist vorprogrammiert. Genau hier setzt der kostenlose Konflikttypentest an.

Übrigens findest du noch mehr gute Tipps und Hinweise in meinen beiden Artikeln Umgang mit schwierigen Persönlichkeiten im Beruf und toxische Persönlichkeiten - ich bin mir sicher, da ist was für dich dabei.

Warum werden Mitarbeiter schwierig? Die 5 häufigsten Ursachen

Schwieriges Verhalten entsteht selten im Vakuum. Laut dem Gallup Engagement Index fühlen sich nur 23 % der Beschäftigten weltweit emotional an ihren Arbeitgeber gebunden. Die häufigsten Auslöser für schwieriges Verhalten sind ungeklärte Rollen und Erwartungen, fehlende Wertschätzung und Anerkennung, Über- oder Unterforderung, ungelöste Konflikte im Team sowie mangelnde oder widersprüchliche Führung.

Manchmal bist du als Führungskraft selbst Teil des Problems, ohne es zu merken. Deshalb beginnt der Weg, schwierige Mitarbeiter erfolgreich zu führen, immer mit einer ehrlichen Selbstreflexion. Aber dazu kommen wir gleich. Vorher magst du aber vielleicht noch kurz im Blogpost "Die 8 häufigsten Konfliktursachen in Unternehmen" reinschauen, der könnte ebenfalls hilfreich sein.

Schwierige Mitarbeiter führen: 7 bewährte Strategien

Strategie 1: Selbstreflexion als Ausgangspunkt

Schwierige Mitarbeiter führen beginnt bei dir selbst. Frag dich ehrlich: Was genau stört mich? Ist es das Verhalten oder die Person? Reagiere ich bei allen Mitarbeitern so oder nur bei diesem? Was ist mein Anteil an der Situation? Diese Fragen sind unbequem, aber sie verhindern, dass du in eine Opferrolle rutschst. Der Konflikttypentest hilft dir, dein eigenes Muster zu erkennen. Und vielleicht ist das Thema Emotionale Intelligenz für dich interessant.

Strategie 2: Verhalten benennen, nicht die Person bewerten

Sag nicht „Du bist schwierig", sondern beschreib konkret, was dich stört: „In den letzten drei Meetings hast du die Vorschläge anderer unterbrochen." Das nimmt die Emotion raus und gibt deinem Mitarbeiter eine Chance, etwas zu ändern.

Strategie 3: Das klärende Vier-Augen-Gespräch

Der wichtigste Schritt ist ein strukturiertes Gespräch unter vier Augen. Beschreibe das beobachtete Verhalten konkret, erkläre die Auswirkung auf das Team, frage nach der Perspektive des Mitarbeiters, vereinbare gemeinsam konkrete nächste Schritte und halte das Ergebnis schriftlich fest. Die meisten Führungskräfte warten zu lange. Je früher du das Gespräch suchst, desto kleiner bleibt das Problem. Wenn du dabei unsicher bist, wirst du in 6 essenziellen Führungskompetenzen bei Konflikten fündig. Für hochemotionale Gespräche helfen zudem die 7 Techniken deeskalierender Kommunikation - sie nehmen den Druck aus dem Raum, bevor das Sachthema überhaupt angegangen werden kann.

Strategie 4: Grenzen setzen und Konsequenzen definieren

Schwierige Mitarbeiter testen Grenzen. Wenn du Konsequenzen ankündigst, musst du sie auch durchziehen – sonst verlierst du Glaubwürdigkeit. Nichts untergräbt deine Autorität mehr als leere Drohungen. Definiere vorab, wo deine roten Linien sind, und kommuniziere sie klar.

Strategie 5: Das Team nicht vergessen

Während du dich um den schwierigen Mitarbeiter kümmerst, leidet oft der Rest des Teams still. Halte Kontakt zu allen Teammitgliedern und signalisiere, dass du die Situation im Griff hast. Schwierige Mitarbeiter belasten nicht nur dich – sie kosten das gesamte Team Energie und Produktivität. Wenn es im ganzen Team rumort, lege dir ein paar Strategien für Teamkonflikte zurecht, bevor du es angehst.

Strategie 6: Externe Unterstützung nutzen

Manchmal reicht die eigene Führungsarbeit nicht aus. In diesen Fällen kann eine externe Mediation oder ein Konfliktmanagement-Coaching den Durchbruch bringen. Eine neutrale dritte Person sieht Dinge, die du im Tagesgeschäft übersiehst. Das ist kein Zeichen von Schwäche, sondern ein Zeichen professioneller Führung.

Strategie 7: Die Reißleine ziehen

Wenn alle Gespräche, Maßnahmen und externe Unterstützung nicht fruchten, ist eine Trennung manchmal die beste Lösung – für dich, für das Team und oft auch für den Mitarbeiter selbst. Dokumentiere den gesamten Prozess sorgfältig und lass dich arbeitsrechtlich beraten.

3 Praxisbeispiele aus meiner Mediationspraxis

Drei typische Fälle aus meiner Arbeit als Wirtschaftsmediatorin — alle anonymisiert und in Details verändert (Schweigepflicht ist nicht verhandelbar). Die Mechanismen sind aber realistisch.

Fall 1: Bulldozer-Bereichsleiter und ausgebranntes Team

Setting: IT-Mittelstand, etwa 80 Mitarbeitende, Bereichsleiter mit 5 direkt unterstellten Teamleitern. Drei Teamleiter klagen wiederholt: Der Bereichsleiter trifft Entscheidungen ohne sie einzubeziehen, fährt in Meetings über sie drüber, einige denken über die Kündigung nach.

Konflikt-Diagnose: Klassischer Bulldozer. Aus seiner Sicht: „Ich treffe Entscheidungen schnell und führe das Team durch schwierige Zeiten." Aus Sicht der Teamleiter: „Wir sind nur Erfüllungsgehilfen, unsere Expertise wird nicht respektiert."

Mediation: 4 gemeinsame Sitzungen plus 1 Einzelgespräch mit dem Bereichsleiter. Wendepunkt: er sieht, dass sein Tempo zwar Sicherheit gibt, aber Beteiligung verhindert. Vereinbart wird ein neues Format — wöchentliches Lead-Team-Meeting mit echtem Entscheidungsraum für die Teamleiter, in dringenden Fällen darf er überstimmen, muss aber transparent begründen.

Ergebnis nach 6 Monaten: Krankenstände im Bereich um etwa 40 Prozent reduziert. Zwei Teamleiter, die kurz vor der Kündigung standen, bleiben.

Fall 2: Sprengmeisterin im Kreativteam

Setting: Werbeagentur, 30 Mitarbeitende, Senior-Konzepterin mit mehrjähriger Berufserfahrung. Fachlich stark, emotional explosiv. Bei Druck oder unerwarteter Kritik reagiert sie mit lauten Wutausbrüchen, manchmal auch in Kundenmeetings.

Konflikt-Diagnose: Sprengmeisterin. Hinter den Ausbrüchen liegt eine hohe persönliche Identifikation mit der Arbeit und das Gefühl, dass nicht-perfekte Ergebnisse persönliches Versagen sind. Verletztes Grundbedürfnis: Selbstwerterhöhung.

Mediation: 3 Sitzungen mit Geschäftsführerin und Konzepterin. Vorgeschalteter Konflikttypentest mit beiden — Aha-Moment: die Geschäftsführerin ist Erklärbär, die Konzepterin Sprengmeisterin. Klassische Reibungs-Konstellation: rationale Erklärungen treffen auf emotionale Bedrohungs-Reaktionen.

Vereinbarung: Die Geschäftsführerin spricht Kritik in Zukunft immer privat an, nie in Meetings. Die Konzepterin nimmt sich vor jeder Sitzung 30 Sekunden zum bewussten Atmen. Plus ein gemeinsames Code-Wort („Pause"), das beide ohne Erklärung jederzeit nutzen dürfen.

Ergebnis nach 4 Monaten: Keine Eskalation in Kundenmeetings mehr. Die Konzepterin bleibt, Vertrauen wieder aufgebaut.

Fall 3: Wattebäuschchenwerfer im Familienunternehmen

Setting: Familienunternehmen, 50 Mitarbeitende, langjähriger Abteilungsleiter. Sein Team berichtet zunehmend Frustration: Konflikte werden nicht angesprochen, Feedback bleibt aus, selbst bei klaren Fehlern bleibt er still. Mehrere Mitarbeitende haben in Exit-Interviews „fehlende Führung" als Kündigungsgrund genannt.

Konflikt-Diagnose: Wattebäuschchenwerfer in Reinkultur. Aus seiner Sicht: „Ich will Harmonie und niemandem wehtun." Aus Team-Sicht: „Er drückt sich vor jeder schwierigen Entscheidung."

Mediation: Inhaber-Familie plus Abteilungsleiter plus Personalverantwortliche. 3 Sitzungen. Klar wurde: Der Abteilungsleiter hat ein tief verwurzeltes Bild „Konflikte sind zerstörerisch". Die Mediation hat dieses Bild aufgebrochen — neue Lesart: „Konflikte sind notwendige Klärung." Plus Coaching-Begleitung über 4 Monate, in der er konkret Feedback-Gespräche übt.

Ergebnis nach 9 Monaten: Fluktuationsrate halbiert. Eine schwierige Personalentscheidung — Trennung von einem unterperformenden Mitarbeiter — hat er erstmals selbst durchgezogen. Team beschreibt seine Führung jetzt als „klar und fair".

Wann wird aus „schwierig" Mobbing? Die Grenze erkennen

Nicht jeder schwierige Mitarbeiter ist ein Mobbing-Täter — und nicht jeder Konflikt ist Mobbing. Die Unterscheidung ist wichtig, weil Mobbing eine eigene rechtliche und psychologische Dimension hat. Das österreichische Arbeitsrecht und die Sozialgerichts-Rechtsprechung definieren Mobbing als systematisches, gezieltes und feindseliges Verhalten gegenüber einer einzelnen Person über einen längeren Zeitraum.

Drei Schlüsselkriterien für Mobbing:

• Systematik — wiederkehrend (Faustregel: mindestens 1x pro Woche über mindestens 6 Monate), nicht einzelne Ausrutscher.
• Asymmetrie — meist Mehrheit gegen Einzelperson, oder strukturell Stärkere gegen Schwächere (z.B. Vorgesetzter gegen Untergebenen).
• Schädigungsabsicht — geht über schlechte Laune oder Stress hinaus und hat das Ziel, die Person zu zermürben oder aus dem Job zu drängen.

Was kein Mobbing ist:

• Einzelne Konflikte zwischen Kollegen — auch wenn sie heftig sind.
• Kritik am Arbeitsverhalten — auch wenn sie unangenehm formuliert wird.
• Disziplinarmaßnahmen einer Führungskraft — solange sachlich begründet.
• Sachlich begründete Veränderungen — Aufgabenverschiebung, Restrukturierung etc.

Wenn du den Verdacht hast, dass aus schwierigem Verhalten Mobbing geworden ist:

1. Dokumentiere konkret und mit Zeitstempel — wer hat wann was gesagt oder getan?
2. Sprich mit allen Beteiligten getrennt, höre alle Seiten.
3. Zieh HR oder Betriebsrat ein — du musst das nicht alleine tragen.
4. Bei Eskalation: arbeitsrechtliche Beratung plus externe Mediation, wenn beide Seiten kooperieren wollen.

Mobbing ist ein Fall für Spezialisten. Eine Mediation kann helfen, wenn beide Seiten an einen Tisch kommen wollen. Wenn nicht, ist juristische Begleitung der bessere Weg. Mehr dazu im Beitrag Anwalt oder Mediator: Wann ist welche Lösung sinnvoll?

Wann eine Mediation der bessere Weg ist

In meiner Arbeit als Wirtschaftsmediatorin in Wien erlebe ich regelmäßig, dass die Situation „schwieriger Mitarbeiter" bei genauerem Hinsehen ein ungelöster Konflikt ist – zwischen Führungskraft und Mitarbeiter, zwischen Teammitgliedern oder innerhalb der Organisation. Mediation hilft besonders dann, wenn die Fronten so verhärtet sind, dass ein normales Gespräch nicht mehr möglich ist, wenn beide Seiten Recht haben und ein Kompromiss gefunden werden muss, oder wenn die Arbeitsbeziehung erhalten bleiben soll. Der Vorteil: Mediation ist schneller, günstiger und nachhaltiger als eine Kündigung mit all ihren Folgekosten. Selbstverständlich habe ich auch darüber geschrieben, wie Wirtschaftsmediation dir helfen kann.

Schwierige Mitarbeiter führen: Dein nächster Schritt

Schwierige Mitarbeiter zu führen beginnt bei dir. Finde in drei Minuten heraus, welcher Konflikttyp du bist – und wie du deine persönliche Strategie für den Umgang mit schwierigen Mitarbeitern entwickelst.

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