Schwierige Mitarbeiter führen – jede Führungskraft kennt das Problem: Ein Mitarbeiter, der ständig querschießt, Grenzen testet oder das halbe Team runterzieht. Schwierige Mitarbeiter zu führen gehört zu den anspruchsvollsten Aufgaben im Management – und gleichzeitig zu den am wenigsten trainierten (und sie haben ganz viel mit Konfliktkompetenz zu tun).
In diesem Leitfaden erfährst du, warum manche Mitarbeiter „schwierig" werden, welche Typen es gibt, wie du mit konkreten Strategien wieder die Kontrolle gewinnst – und warum dein eigener Führungsstil dabei eine größere Rolle spielt, als du denkst.
Was bedeutet „schwieriger Mitarbeiter" wirklich?
Bevor wir über Strategien sprechen, brauchen wir Klarheit: „Schwierig" ist kein objektives Merkmal. Ein Mitarbeiter ist nicht schwierig – er verhält sich in einer bestimmten Situation auf eine Weise, die für dich als Führungskraft herausfordernd ist. Das klingt nach Wortklauberei, macht aber einen riesigen Unterschied: Wenn du das Verhalten vom Menschen trennst, öffnest du dir den Weg zu Lösungen.
Typische Verhaltensweisen, die Führungskräfte als „schwierig" empfinden: ständiges Nörgeln und Negativität, offene oder verdeckte Verweigerung von Aufgaben, Grenzüberschreitungen gegenüber Kollegen oder Vorgesetzten, das Untergraben deiner Autorität vor dem Team, Klatsch und politisches Agieren hinter den Kulissen, sowie mangelnde Eigenverantwortung und Schuldzuweisungen.
7 Konflikttypen – und warum beide Seiten Teil des Problems sind
Schwierige Mitarbeiter zu führen stößt manchmal an Grenzen. In meiner Arbeit als Wirtschaftsmediatorin erlebe ich eines immer wieder: Wenn Führungskräfte über „schwierige Mitarbeiter" sprechen, erzählen sie nur eine Seite der Geschichte. Aber jeder Konflikt hat zwei Seiten. Dein Führungsstil prägt, wie dein Mitarbeiter reagiert – und umgekehrt. Deshalb schauen wir uns beide Seiten an.
1. Der Bulldozer
Als Führungskraft: Deine Stärke ist Klarheit und Tempo. Du triffst Entscheidungen schnell und scheust keine Konfrontation. Die Falle: Du überrollst Zwischentöne und erzeugst stillen Widerstand, ohne es zu merken.
Als Mitarbeiter: Er dominiert Meetings, fährt über Kollegen drüber und ignoriert andere Meinungen. Hinter dem Verhalten steckt oft Unsicherheit oder das Bedürfnis, die Kontrolle nicht zu verlieren.
2. Die Hakenschlägerin
Als Führungskraft: Deine Stärke ist Diplomatie – du findest immer einen eleganten Umweg. Die Falle: Kritische Themen bleiben liegen, bis sie dich einholen.
Als Mitarbeiter: Sie weicht direkten Gesprächen aus, sagt „Ja" und tut etwas anderes, lässt sich nicht festnageln. Oft steckt dahinter die Erfahrung, dass Ehrlichkeit bestraft wird.
3. Der Strippenzieher
Als Führungskraft: Du denkst strategisch und verstehst Dynamiken. Die Falle: Du führst Gespräche „über Bande" statt direkt – und zerstörst Vertrauen.
Als Mitarbeiter: Er agiert im Hintergrund, bildet Allianzen, spielt Informationen gezielt aus. Dieser Typ ist schwer zu fassen, weil er selten offen in Erscheinung tritt.
4. Der Wattebäuschchenwerfer
Als Führungskraft: Empathie ist deine Superkraft – du fühlst dich in andere hinein. Die Falle: Aus Nettigkeit setzt du keine Grenzen, und schwierige Mitarbeiter nutzen das aus.
Als Mitarbeiter: Er vermeidet jede Konfrontation, stimmt allem zu und zieht sich bei Problemen zurück. Das sieht nach Anpassung aus, ist aber oft innerliche Kündigung.
5. Die Denkmalpflegerin
Als Führungskraft: Du stehst für Struktur und Prinzipien – Regeln gelten für alle. Die Falle: Du hältst so starr an Vorgaben fest, dass du den menschlichen Anschluss verlierst.
Als Mitarbeiter: Sie besteht auf „Das haben wir immer so gemacht", blockiert Veränderungen und beruft sich auf Prozesse, statt Lösungen zu suchen. Dahinter steckt oft Angst vor Kontrollverlust.
6. Die Sprengmeisterin
Als Führungskraft: Du brennst für dein Team und deine Ziele. Die Falle: Bei Druck entlädt sich dein Frust impulsiv – und das kostet Souveränität.
Als Mitarbeiter: Sie reagiert emotional und unverhältnismäßig, sorgt für Dramen und bringt Unruhe ins Team. Meistens liegen ungelöste persönliche oder berufliche Konflikte zugrunde.
7. Der Erklärbär
Als Führungskraft: Logik und Fachwissen sind dein Werkzeug – du kannst alles sachlich begründen. Die Falle: Du argumentierst Emotionen weg, und dein Gegenüber schaltet ab.
Als Mitarbeiter: Er hinterfragt jede Entscheidung, will alles verstehen und diskutiert endlos. Das wirkt wie Widerstand, ist aber oft der Versuch, Sinn in der Arbeit zu finden.
Der Schlüssel, um schwierige Mitarbeiter zu führen: Erkenne das Zusammenspiel
Die spannende Frage ist nicht „Welcher Typ ist mein Mitarbeiter?" – sondern: Welche Dynamik entsteht zwischen deinem Führungsstil und dem Verhalten deines Mitarbeiters? Ein Bulldozer-Chef trifft auf einen Wattebäuschchenwerfer-Mitarbeiter – das Ergebnis ist vorprogrammiert. Genau hier setzt der kostenlose Konflikttypentest an.
Übrigens findest du noch mehr gute Tipps und Hinweise in meinen beiden Artikeln Umgang mit schwierigen Persönlichkeiten im Beruf und toxische Persönlichkeiten - ich bin mir sicher, da ist was für dich dabei.
Warum werden Mitarbeiter schwierig? Die 5 häufigsten Ursachen
Schwieriges Verhalten entsteht selten im Vakuum. Laut dem Gallup Engagement Index fühlen sich nur 23 % der Beschäftigten weltweit emotional an ihren Arbeitgeber gebunden. Die häufigsten Auslöser für schwieriges Verhalten sind ungeklärte Rollen und Erwartungen, fehlende Wertschätzung und Anerkennung, Über- oder Unterforderung, ungelöste Konflikte im Team sowie mangelnde oder widersprüchliche Führung.
Manchmal bist du als Führungskraft selbst Teil des Problems, ohne es zu merken. Deshalb beginnt der Weg, schwierige Mitarbeiter erfolgreich zu führen, immer mit einer ehrlichen Selbstreflexion. Aber dazu kommen wir gleich. Vorher magst du aber vielleicht noch kurz im Blogpost "Die 8 häufigsten Konfliktursachen in Unternehmen" reinschauen, der könnte ebenfalls hilfreich sein.
Schwierige Mitarbeiter führen: 7 bewährte Strategien
Strategie 1: Selbstreflexion als Ausgangspunkt
Schwierige Mitarbeiter führen beginnt bei dir selbst. Frag dich ehrlich: Was genau stört mich? Ist es das Verhalten oder die Person? Reagiere ich bei allen Mitarbeitern so oder nur bei diesem? Was ist mein Anteil an der Situation? Diese Fragen sind unbequem, aber sie verhindern, dass du in eine Opferrolle rutschst. Der Konflikttypentest hilft dir, dein eigenes Muster zu erkennen. Und vielleicht ist das Thema Emotionale Intelligenz für dich interessant.
Strategie 2: Verhalten benennen, nicht die Person bewerten
Sag nicht „Du bist schwierig", sondern beschreib konkret, was dich stört: „In den letzten drei Meetings hast du die Vorschläge anderer unterbrochen." Das nimmt die Emotion raus und gibt deinem Mitarbeiter eine Chance, etwas zu ändern.
Strategie 3: Das klärende Vier-Augen-Gespräch
Der wichtigste Schritt ist ein strukturiertes Gespräch unter vier Augen. Beschreibe das beobachtete Verhalten konkret, erkläre die Auswirkung auf das Team, frage nach der Perspektive des Mitarbeiters, vereinbare gemeinsam konkrete nächste Schritte und halte das Ergebnis schriftlich fest. Die meisten Führungskräfte warten zu lange. Je früher du das Gespräch suchst, desto kleiner bleibt das Problem.
Strategie 4: Grenzen setzen und Konsequenzen definieren
Schwierige Mitarbeiter testen Grenzen. Wenn du Konsequenzen ankündigst, musst du sie auch durchziehen – sonst verlierst du Glaubwürdigkeit. Nichts untergräbt deine Autorität mehr als leere Drohungen. Definiere vorab, wo deine roten Linien sind, und kommuniziere sie klar.
Strategie 5: Das Team nicht vergessen
Während du dich um den schwierigen Mitarbeiter kümmerst, leidet oft der Rest des Teams still. Halte Kontakt zu allen Teammitgliedern und signalisiere, dass du die Situation im Griff hast. Schwierige Mitarbeiter belasten nicht nur dich – sie kosten das gesamte Team Energie und Produktivität. Wenn es im ganzen Team rumort, lege dir ein paar Strategien für Teamkonflikte zurecht, bevor du es angehst.
Strategie 6: Externe Unterstützung nutzen
Manchmal reicht die eigene Führungsarbeit nicht aus. In diesen Fällen kann eine externe Mediation oder ein Konfliktmanagement-Coaching den Durchbruch bringen. Eine neutrale dritte Person sieht Dinge, die du im Tagesgeschäft übersiehst. Das ist kein Zeichen von Schwäche, sondern ein Zeichen professioneller Führung.
Strategie 7: Die Reißleine ziehen
Wenn alle Gespräche, Maßnahmen und externe Unterstützung nicht fruchten, ist eine Trennung manchmal die beste Lösung – für dich, für das Team und oft auch für den Mitarbeiter selbst. Dokumentiere den gesamten Prozess sorgfältig und lass dich arbeitsrechtlich beraten.
Wann eine Mediation der bessere Weg ist
In meiner Arbeit als Wirtschaftsmediatorin in Wien erlebe ich regelmäßig, dass die Situation „schwieriger Mitarbeiter" bei genauerem Hinsehen ein ungelöster Konflikt ist – zwischen Führungskraft und Mitarbeiter, zwischen Teammitgliedern oder innerhalb der Organisation. Mediation hilft besonders dann, wenn die Fronten so verhärtet sind, dass ein normales Gespräch nicht mehr möglich ist, wenn beide Seiten Recht haben und ein Kompromiss gefunden werden muss, oder wenn die Arbeitsbeziehung erhalten bleiben soll. Der Vorteil: Mediation ist schneller, günstiger und nachhaltiger als eine Kündigung mit all ihren Folgekosten. Selbstverständlich habe ich auch darüber geschrieben, wie Wirtschaftsmediation dir helfen kann.
Häufige Fragen zum Führen schwieriger Mitarbeiter
Beginne mit Selbstreflexion: Was genau stört dich – das Verhalten oder die Person? Suche dann zeitnah ein strukturiertes Vier-Augen-Gespräch, in dem du konkretes Verhalten benennst (nicht die Person bewertest), die Auswirkungen erklärst und gemeinsam nächste Schritte vereinbarst. Wenn das nicht reicht, setze klare Grenzen mit Konsequenzen und hole dir bei Bedarf externe Unterstützung durch Mediation oder Coaching.
Die häufigsten Typen sind der Bulldozer (dominiert und überrollt andere), die Denkmalpflegerin (blockiert Veränderungen), die Hakenschlägerin (weicht aus und ist nicht greifbar), die Sprengmeisterin (reagiert emotional und impulsiv), der Strippenzieher (agiert verdeckt im Hintergrund), der Erklärbär (diskutiert endlos und hinterfragt alles) und der Wattebäuschchenwerfer (vermeidet jede Konfrontation). Jeder Typ braucht eine andere Führungsstrategie.
Eine Kündigung ist der letzte Ausweg und rechtlich an strenge Voraussetzungen geknüpft – vorherige Abmahnung, Dokumentation und Verhältnismäßigkeit. Bevor du diesen Weg gehst, solltest du dokumentierte Gespräche geführt und Verbesserungschancen gegeben haben. In vielen Fällen ist eine Mediation oder ein moderiertes Gespräch der schnellere, günstigere und nachhaltigere Weg.
Nach einem klar strukturierten Gespräch mit konkreten Vereinbarungen solltest du innerhalb von vier bis sechs Wochen eine Veränderung sehen. Wenn nicht, ist der nächste Eskalationsschritt fällig. Wichtig: Dokumentiere alles schriftlich – das schützt dich rechtlich und gibt dir eine klare Grundlage für weitere Maßnahmen.
Reagiere zeitnah und unter vier Augen. Beschreibe das konkrete Verhalten und mach deutlich, was du erwartest. Zeig Verständnis für mögliche Ursachen, aber sei klar in deinen Grenzen. Wenn das Verhalten anhält, eskaliere über die nächste Führungsebene oder hole dir externe Unterstützung durch eine professionelle Mediation.
Schwierige Mitarbeiter führen: Dein nächster Schritt
Schwierige Mitarbeiter zu führen beginnt bei dir. Finde in drei Minuten heraus, welcher Konflikttyp du bist – und wie du deine persönliche Strategie für den Umgang mit schwierigen Mitarbeitern entwickelst.
