Kurz gesagt
Warum fällt mir der Umgang mit schwierigen Kollegen so schwer? Weil fünf psychologische Mechanismen automatisch gegen dich arbeiten: Spiegeleffekt, Amygdala-Hijacking, kognitive Verzerrungen, das Bedürfnis nach Zugehörigkeit und Selbstwertschutz. Sie wirken, weil dein Gehirn soziale Reibung wie eine Bedrohung verarbeitet und schneller reagiert, als du nachdenken kannst. Deshalb fällt deine Reaktion heftiger aus, als die Situation verlangt. Die Grenze: Die Mechanismen zu kennen, ändert das Verhalten des Kollegen nicht, es vergrößert deinen eigenen Handlungsspielraum.
Du sitzt am Schreibtisch. Der Kollege XYZ kommt rein - und dein Bauch zieht sich schon zusammen, bevor er ein Wort gesagt hat. Ein anderer provoziert mit jeder Bemerkung deinen inneren Eskalations-Knopf. Schwierige Kollegen sind nicht zufällig schwierig - und du reagierst nicht zufällig empfindlich. Es gibt fünf psychologische Mechanismen, warum deine Reaktion oft heftiger ausfällt als die der anderen im Team. Wer diese Muster versteht, hat den Schlüssel zur Lösung in der Hand.
Akut-Hilfe: Was tun, wenn ich meine Kollegen nicht mehr ertragen kann?
Wenn du an diesem Punkt bist, geht es zuerst ums Entlasten. Verstehen kommt danach. Diese fünf Schritte helfen dir, sofort wieder handlungsfähig zu werden:
1
3-Minuten-Distanz schaffen
Geh kurz raus: Toilette, Fenster, Treppenhaus. Drei tiefe Atemzüge, drei Schluck Wasser. Dein Nervensystem braucht den Cut.
2
Den Trigger benennen
Schreib auf, was genau eskaliert ist: „Anton hat in der Frühbesprechung X gesagt.“ So konkret wie möglich.
3
Einen Verbündeten anrufen
Fünf Minuten mit jemandem, der dich kennt: Coach, vertraute Kollegin, Partner. Es geht nur darum, den Druck aus dem Kopf zu bekommen.
4
Heute keine Eskalation
Im akuten Zustand keine Antwort-Mail und keine Entscheidung. Schlaf eine Nacht drüber.
5
Morgen ein Schritt
Plane EINE kleine Aktion für morgen: Gespräch suchen, Dokumentation starten oder die Führungskraft informieren. Nur diesen einen Schritt.
Wenn du dich oft in dieser Lage findest, ist die Frage nicht „wie überstehe ich heute", oder „was muss strukturell ändern". Dafür sind die fünf psychologischen Mechanismen wichtig, die genau erklären, warum dieser Kollege dich so triggert.
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Welcher Konflikttyp bist DU? Die 7 Typen - und deine Falle im Umgang mit schwierigen Kollegen
Bevor wir in die Psychologie dahinter einsteigen, eine ehrliche Frage: Wie reagierst DU eigentlich, wenn ein Kollege schwierig wird? In meiner Mediationspraxis sehe ich sieben wiederkehrende Konflikttypen. Jeder hat eine Stärke - und eine typische Falle, die im Umgang mit schwierigen Kollegen zum Bumerang wird (diese Typen sind aus meinem Buch "Bulldozer und Erklärbär, das du auf Amazon findest*).
| Dein Typ | Deine Stärke | Deine Falle im Umgang mit schwierigen Kollegen |
|---|---|---|
| Der Bulldozer | Klarheit & Tempo | Du überrollst unbewusst die Zwischentöne - und erzeugst stillen Widerstand im Team |
| Die Denkmalpflegerin | Struktur & Prinzipien | Du hältst so starr an Regeln fest, dass du den menschlichen Anschluss verlierst |
| Die Hakenschlägerin | Diplomatie | Kritische Themen bleiben liegen, bis sie dich als Führungskraft schmerzhaft einholen |
| Die Sprengmeisterin | Leidenschaft | Wenn der Druck zu hoch wird, entlädt sich dein Frust impulsiv - und kostet dich Souveränität |
| Der Strippenzieher | Strategie | Du führst Gespräche „über Bande" - das zerstört das Vertrauen im Team |
| Der Erklärbär | Logik & Fachwissen | Du versuchst, Emotionen weg zu argumentieren - schwierige Kollegen schalten einfach ab |
| Der Wattebäuschchenwerfer | Empathie | Aus Nettigkeit setzt du keine Grenzen - schwierige Kollegen nutzen das aus |
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Umgang mit schwierigen Kollegen: Deshalb fühlen wir uns beeinträchtigt
Laut einer Studie von Porath und Pearson (2013) verbringen Mitarbeiter durchschnittlich 13% ihrer Arbeitszeit damit, sich von unhöflichem Verhalten am Arbeitsplatz zu erholen. Das sind mehr als 5 Wochen pro Jahr! Aber warum ist das so?
Hier sind 5 psychologische Mechanismen, die erklären, warum der Umgang mit schwierigen Kollegen so herausfordernd sein kann:
1. Der Spiegeleffekt
Unser Gehirn ist darauf programmiert, das Verhalten anderer zu spiegeln. Das nennt sich "Spiegelneuronen".
- Wenn jemand lächelt, lächeln wir zurück.
- Wenn jemand aggressiv ist, werden wir defensiv.
- Dieser Mechanismus macht es schwer, ruhig zu bleiben, wenn jemand uns angreift.
Dein Kollege kommt genervt ins Büro und knallt die Tür zu. Plötzlich merkst du, wie deine eigene Stimmung kippt - das ist ein typisches Beispiel. Wenn dich eine Stimmung ansteckt oder zu einer Reaktion verleitet, kannst du dir ziemlich sicher sein, dass du dem Spiegeleffekt zum Opfer gefallen bist.
2. Das Amygdala-Hijacking
Die Amygdala ist unser emotionales Alarmsystem im Hirn. Bei Bedrohung übernimmt sie die Kontrolle.
- Sie löst eine Kampf-oder-Flucht-Reaktion aus.
- Unser rationales Denken wird ausgeschaltet.
- Wir reagieren emotional, statt logisch zu denken.
Ein Kollege kritisiert deine Arbeit scharf. Dein Herz rast, deine Hände werden schwitzig, und du kannst keinen klaren Gedanken mehr fassen. Jetzt weißt du: Deine Amygdala hat übernommen.
3. Kognitive Verzerrungen
Unser Gehirn liebt Abkürzungen, weil es möglichst wenig Energie dafür aufwenden möchte, um seine Arbeit zu verrichten. Leider führen diese Abkürzungen oft zu Fehleinschätzungen. Es gibt ganz viele kognitive Verzerrungen, hier nur einige davon:
- Bestätigungsfehler: Wir sehen nur, was unsere vorgefasste Meinung bestätigt.
- Grundattributionsfehler: Wir überschätzen Persönlichkeitsfaktoren und unterschätzen situative Faktoren.
- Negativitätsbias: Negative Erfahrungen prägen stärker ein als positive.
Dein Kollege grüßt dich einmal nicht im Flur. Und du denkst sofort: "Der mag mich nicht", statt zu überlegen, ob er vielleicht einfach in Gedanken war. Kognitive Verzerrungen führen dazu, dass wir Fehlurteile fällen - und ihnen manchmal auf ziemlich ungute Art zum Opfer fallen. Deshalb ist übrigens auch Objektivität so eine Sache.
4. Das Bedürfnis nach Zugehörigkeit
Menschen sind soziale Wesen. Wir haben ein tiefes Bedürfnis nach Akzeptanz (und auch andere psychologische Grundbedürfnisse) - wird dieses nicht erfüllt, entstehen sehr unangenehme Gefühle.
- Ablehnung aktiviert dieselben Hirnregionen wie physischer Schmerz.
- Wir vermeiden Konflikte, um nicht ausgeschlossen zu werden.
- Dieses Bedürfnis kann uns dazu bringen, schlechtes Verhalten zu tolerieren.
Wenn du also weißt, dass dein Kollege im Unrecht ist, aber du widersprichst nicht, weil du Angst hast, dann nicht mehr zum Mittagessen eingeladen zu werden - dann erfüllst du zwar dein Bedürfnis nach Zugehörigkeit, machst aber die Situation nicht besser.
Aber keine Sorge - diesem Mechanismus fallen wir alle immer wieder mehr oder weniger zum Opfer, du bist also wenigstens nicht allein...
5. Der Selbstwertschutz
Unser Selbstwert ist empfindlich. Wir tun alles, um ihn zu schützen (auch das ist eins der psychologischen Grundbedürfnisse - wir wollen Gutes über uns denken können).
- Kritik wird als Bedrohung wahrgenommen.
- Wir neigen dazu, andere abzuwerten, um uns selbst aufzuwerten.
- Dieser Mechanismus kann zu Überreaktionen führen.
Wenn also ein Kollege auf einen Fehler in deiner Präsentation hinweist und du dich - statt dankbar für den Hinweis zu sein - angegriffen fühlst und defensiv reagierst, hast du gerade versucht, deinen Selbstwert zu verteidigen.
Und jetzt?
"Der Mensch ist nicht Herr im eigenen Haus", sagte schon Sigmund Freud. Und manchmal fühlt es sich wirklich so an, als würden diese psychologischen Mechanismen die Kontrolle übernehmen. Jetzt macht das ja Sinn, denn die Mechanismen sind deshalb da, weil sie ja sehr oft hilfreich sind und funktionieren - aber eben nicht immer.
Aber keine Sorge! Jetzt, wo du diese Mechanismen kennst, kannst du anfangen, bewusst gegenzusteuern. In den nächsten Absätzen zeige ich dir, wie. Und in meinem Artikel 7 Verhandlungstechniken für den Umgang mit schwierigen Kollegen findest du praktische Strategien, wie du trotz dieser psychologischen Hürden erfolgreich kommunizieren kannst.
Und denk dran: Manchmal sind es gerade die schwierigen Kollegen, die uns am meisten über uns selbst lehren. In 5 überraschende Gründe warum schwierige Kollegen eine Bereicherung sind erkläre ich dir, warum das so ist.
Schwierige Kollegen einfach ignorieren - funktioniert das?
Eine Frage, die viele beschäftigt: Kann ich schwierige Kollegen einfach ignorieren und Ruhe haben? Die ehrliche Antwort: Kurzfristig ja. Dauerhaft? Nein.
- Kurzfristig ist Ignorieren sinnvoll. Bei niedrig-intensiven Provokationen, einmaligen Spitzen oder wenn du gerade keine Energie für eine Auseinandersetzung hast, ist Wegschauen oft die klügere Wahl als zu reagieren. Nicht jeder Mikro-Konflikt muss ausgetragen werden. Anders ist es bei Verhalten mit System: Woran du Manipulation am Arbeitsplatz erkennst, wie du mit toxischen Persönlichkeiten umgehst und was bei narzisstischen Kollegen hilft, steht in eigenen Beiträgen.
- Langfristig schadet Ignorieren mehr als es nützt. Ungelöste Konflikte stauen sich auf, du verlierst Einfluss im Team, und der Kollege deutet dein Schweigen oft als Zustimmung oder als Schwäche. Aus einer Mücke wird ein Elefant, der irgendwann das ganze Team beeinträchtigt.
- Die bessere Alternative: Selektive Konfrontation. Wähle ein bis zwei Themen, die wirklich wichtig sind, und sprich sie klar an. Den Rest darfst du tatsächlich ignorieren.
Wer einen konkreten Gesprächs-Leitfaden braucht, findet im Artikel 4 Schritte, um Konflikte mit schwierigen Persönlichkeiten effektiv zu lösen eine bewährte Struktur.
Konkrete Gesprächs-Strategien: Was sagen, wenn…?
Psychologisches Wissen allein bringt wenig, wenn du in der Situation nicht weißt, welche Worte funktionieren. Hier vier typische Szenarien mit erprobten Formulierungen aus meiner Mediationspraxis:
Dein Kollege kritisiert dich öffentlich in einem Meeting
Hier entscheidet dein erster Satz, ob das Thema eskaliert oder vom Tisch ist.
So kippt es
Du rechtfertigst dich sofort vor allen: „Das stimmt so nicht, ich habe doch …“ Jetzt diskutiert der ganze Raum mit, und die Kritik bekommt eine Bühne.
So trägt es
„Danke für deinen Punkt. Lass uns das nach dem Meeting in Ruhe klären.“ Das Thema ist raus aus der Öffentlichkeit, und niemand verliert das Gesicht.
Ein Kollege reagiert passiv-aggressiv - zum Beispiel mit Schweigen oder Sarkasmus
Benenne es direkt: „Mir fällt auf, dass du seit Mittwoch nicht mehr antwortest, wenn ich dich etwas frage. Gibt es etwas, das wir besprechen sollten?" Passiv-aggressives Verhalten verliert seine Macht, sobald es explizit gemacht wird. Wichtig: Neutral formulieren, keine Unterstellungen.
Deine Kollegin verbreitet Gerüchte über dich
Sprich sie direkt an, am besten schriftlich oder in einem dokumentierten Gespräch: „Mir wurde zugetragen, dass du XY gesagt hast. Können wir darüber sprechen, was dahintersteht?" Dokumentation ist hier entscheidend - falls die Situation eskaliert, brauchst du eine Spur.
Ein Kollege wird laut und droht
Deeskalieren, dann abbrechen: „Ich sehe, dass du gerade aufgeregt bist. Ich bin bereit, darüber zu sprechen - aber nicht so. Lass uns in einer Stunde neu ansetzen." Dann physisch den Raum verlassen. Niemals inhaltlich diskutieren, während der andere im Amygdala-Modus ist - das macht alles schlimmer.
Wann ist es kein Umgangsproblem mehr? Rote Flaggen für Mobbing
Nicht jedes schwierige Verhalten ist ein Führungs- oder Kommunikationsproblem. Manchmal überschreitet ein Kollege eine Grenze, ab der du mehr tun solltest als „gelassen bleiben". Rote Flaggen, die auf Mobbing hindeuten:
- Systematisch und wiederholt: Dasselbe schwierige Verhalten kommt seit mindestens sechs Monaten mindestens einmal pro Woche vor (Mobbing-Definition nach Heinz Leymann).
- Gezielt gegen dich: Andere Kollegen werden nicht so behandelt, die Angriffe richten sich klar gegen dich persönlich.
- Eskalation: Das Verhalten wird härter, nicht milder, obwohl du ruhig reagierst.
- Gesundheitliche Folgen: Schlafstörungen, Angst vor der Arbeit, körperliche Symptome am Sonntagabend.
- Isolation: Du wirst aus Meetings, Verteilern oder informellen Gesprächen systematisch ausgeschlossen.
Achtung
Drei oder mehr Punkte treffen zu? Dann ist es Mobbing.
Mobbing ist ein arbeitsrechtliches Thema. Die nächsten Schritte in dieser Reihenfolge: Dokumentieren (Vorfälle, Datum, Zeugen), direkte Führungskraft informieren, Betriebsrat einbeziehen, gegebenenfalls einen Arbeitsrechtsanwalt hinzuziehen.
Eine Mediation kann hier sinnvoll sein, wenn beide Seiten freiwillig mitmachen. Bei klassischem Mobbing ist das selten der Fall.
Selbstschutz im Arbeitsalltag: 7 Strategien, die wirken
Unabhängig vom Typ des Kollegen - diese sieben Strategien reduzieren die psychologische Belastung und helfen dir, handlungsfähig zu bleiben:
- Emotionale Distanzierung: Erinnere dich daran, dass das Verhalten des anderen mehr über ihn sagt als über dich. Du bist nicht der Anlass, nur die aktuelle Zielscheibe.
- Dokumentationsgewohnheit: Führe stichwortartig ein „Kollegen-Tagebuch" - Datum, Vorfall, Zeugen. Falls es eskaliert, hast du Fakten statt Eindrücke.
- Klare Grenzen setzen: Sage „Nein" zu Überschreitungen - sofort, ruhig und ohne Rechtfertigung. „Das passt mir nicht" reicht. Jede Begründung macht dich angreifbar.
- Bündnisse pflegen: Halte gute Beziehungen zu anderen Kollegen aufrecht. Wenn es später auf Zeugen ankommt, brauchst du Menschen, die dich gesehen haben.
- Schriftliche Kommunikation: Bei besonders schwierigen Kollegen wichtige Absprachen immer per E-Mail bestätigen. Das diszipliniert die Kommunikation und schafft Nachweise.
- Energie-Budget: Entscheide bewusst, wie viel Aufmerksamkeit du dieser Person täglich gibst. 10 Minuten Kopfkino am Abend sind okay - 3 Stunden nicht.
- Externe Reflexion: Hol dir Gegenstimmen - Coach, Mediatorin, Therapeut:in oder vertraute Person außerhalb des Unternehmens. Drinnen verliert man den Maßstab schnell.
Frage an dich
- Welcher dieser psychologischen Mechanismen kommt dir am bekanntesten vor?
- Wie könntest du das Wissen um diese Mechanismen nutzen, um in Zukunft gelassener zu reagieren?
- Welche Strategien hast du bisher unbewusst angewendet, um mit diesen Mechanismen umzugehen?
Fazit
Der Umgang mit schwierigen Kollegen ist eine Herausforderung, weil unser Gehirn manchmal unser größter Feind ist. Aber das Wissen um diese psychologischen Mechanismen ist der erste Schritt zur Veränderung. Mit Bewusstsein und Übung (zum Beispiel in einem Konfliktmanagementtraining) kannst du lernen, diese automatischen Reaktionen zu überwinden und souveräner mit Konflikten umzugehen.
Speziell für Führungskräfte sei schwierige Mitarbeiter als Führungskraft führen empfohlen - dort liest du, was du im Alltag konkret tun kannst. Also, das nächste Mal, wenn dein Kollege dir auf die Nerven geht, atme tief durch und denk dran: Es ist nicht persönlich, es ist Sehrwahrscheinlich nur dein Gehirn, das seinen Job macht. Das musst du aber nicht ohne Protest passieren lassen.
Wer noch tiefer in die Persönlichkeits-Dimension eintauchen will, findet in meinen Büchern zu Konfliktmanagement konkrete Profile mit Verhaltens-Mustern.
Buchtipps
- Melanie Berger - „Bulldozer und Erklärbär“* - die 7 Konflikttypen und wie du mit jedem umgehst
- Schulz von Thun - „Miteinander reden 1-3“* - Kommunikationsmodelle für den Alltag
- George K. Simon - „In Sheep's Clothing“* (engl.) - wenn Kollegen gezielt manipulieren
Quellen
- Porath, C. L. & Pearson, C. M. (2013): The Price of Incivility. Harvard Business Review
- Gallup: Employee Engagement Indicator
- Wikipedia: Spiegelneuron
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Häufige Fragen
Was sind eigentlich „schwierige Kollegen" psychologisch?
„Schwierig" ist immer eine Wahrnehmung, keine Eigenschaft. Was du als schwierig erlebst, hängt von deinen eigenen Triggern, Werten und Konflikttypen ab. Psychologisch dahinter stecken oft verletzte Grundbedürfnisse: Kontrolle, Anerkennung, Bindung. Die Person schützt meist etwas, das ihr wichtig ist. Mehr im Beitrag Konfliktpsychologie.
Wie gehe ich mit Kollegen um, die ich einfach nicht mag?
Du musst nicht mögen, du musst nur professionell zusammenarbeiten. Reduziere die Antipathie auf konkrete Verhaltensweisen statt Pauschalurteil. Frage dich: Was triggert mich genau? Halte Kontaktzonen klein, kommuniziere sachlich und unterstelle keine böse Absicht. Mit etwas Distanz schaffen es die meisten Teams gut zusammenzuarbeiten, auch ohne Sympathie.
Warum fällt mir der Umgang mit schwierigen Kollegen oft so schwer?
Dein Gehirn ist darauf programmiert, soziale Bedrohungen sofort zu erkennen und emotional zu reagieren. Logik kommt erst danach. Fünf Mechanismen wirken gleichzeitig: Spiegeleffekt, Amygdala-Hijacking, kognitive Verzerrungen, Zugehörigkeitsbedürfnis und Selbstwertschutz. Sobald du sie kennst, kannst du bewusst gegensteuern. Hintergründe in Psychologische Grundbedürfnisse.
Was tun, wenn du deine Kollegen nicht mehr erträgst?
Wenn dich Kollegen so belasten, dass du nicht mehr abschalten kannst, ist das ein Warnsignal. Nimm es ernst: Distanz schaffen, mit Vertrauensperson reden, körperliche Symptome beobachten. Pure Energie-Strategien reichen oft nicht mehr. Wenn der Druck chronisch wird, droht die Spirale Richtung Burnout. Mehr dazu in chronische Konflikte und Burnout.
Was tun, wenn ein Kollege nicht mehr mit mir spricht?
Sprich die Funkstille einmal direkt an: „Mir fällt auf, dass wir seit X Tagen nicht mehr miteinander reden. Was ist los?" Neutral formulieren, keine Schuldzuweisung. Wenn der Kollege nicht reagiert, dokumentiere ab dem ersten Tag: Datum, Dauer, Zeugen. Bei länger als drei Wochen Funkstille oder wenn sich das auf das ganze Team ausdehnt, ist die Grenze zum Mobbing nah. Dann Vorgesetzte und Betriebsrat einbeziehen. Hintergründe findest du in Konflikte führen zu Burnout.
Welche Typen schwieriger Kollegen gibt es und welcher Konflikttyp bist du selbst?
Aus meiner Mediationspraxis kristallisieren sich sieben Konflikttypen heraus: Bulldozer, Hakenschlägerin, Strippenzieher, Wattebäuschchenwerfer, Denkmalpflegerin, Sprengmeisterin, Erklärbär. Jeder Typ hat eine Stärke und eine typische Falle. Entscheidend ist auch dein eigener Typ. Mach den kostenlosen Konflikttypentest in 3 Minuten.
Wie setze ich schwierigen Kollegen klare Grenzen?
Sage „Nein" sofort, ruhig und ohne Rechtfertigung. „Das passt mir nicht" reicht. Jede Begründung macht dich angreifbar. Bei Grenzverletzungen benenne das Verhalten sachlich im Einzelgespräch: „Mir ist aufgefallen, dass…" Wiederhole dich konsequent, falls die Grenze nicht akzeptiert wird. Konsistenz schlägt Lautstärke.
Ab wann ist schwieriges Verhalten am Arbeitsplatz Mobbing?
Laut Leymann-Definition liegt Mobbing vor, wenn dich jemand über mindestens sechs Monate mindestens einmal pro Woche systematisch angreift, ausgrenzt oder herabwürdigt. Weitere rote Flaggen: Eskalation trotz deiner Deeskalation, gesundheitliche Folgen, systematische Isolation aus Verteilern oder Meetings. Mehr zu Folgen in Konflikte führen zu Burnout.
Wann sollte ich mir professionelle Hilfe beim Umgang mit schwierigen Kollegen holen?
Hol dir Hilfe, wenn der Konflikt deine Gesundheit belastet, du nachts nicht mehr abschaltest oder die Arbeitsleistung leidet. Auch bei Mobbing-Verdacht oder rechtlichen Fragen ist professionelle Unterstützung sinnvoll. Mediation, Coaching oder psychologische Beratung zeigen Lösungswege, die du allein nicht siehst. Mehr dazu in Mediation in Wien.
